نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها ، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری ، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع ، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
امروزه اسناد ، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهميتي برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولیت کاری تمامی شرکتها ، سازمانها و ارگانها کاملا احساس شده است .
حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع و آسان ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گردیده است .
از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949, …) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است ، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد .
آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو در سازمانها و شرکتها سود برد.